La ToDo List Efficace

Fin dalle scuole elementari utilizziamo uno strumento per memorizzare e calendarizzare i compiti a casa: il diario, la ToDo List dei bambini. La versione del diario per adulti è l’agenda, diversa solo nel look. Oggi però la notevole complessità della vita e delle attività lavorative hanno reso sempre più evidenti i limiti di questo strumento. Con la tradizionale versione cartacea dell’agenda le attività vengono collocate nel tempo in modo statico, una semplice variazione di scadenza comporta la cancellazione e la riscrittura a manina del task sulla pagina associata alla nuova data. L’agenda inoltre non fornisce gli alert che ci permettono di ricordare l’approssimarsi della scadenza (a meno di non scriverli nei giorni precedenti) con il rischio di arrivare ad esempio alla pagina del 12 Aprile ed accorgersi che tutto ciò che andava fatto entro il 12 Aprile non è stato fatto!

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Quindi, quali strumenti possiamo usare per gestire efficacemente le nostre attività? Dipende da quali sono le nostre attività. In ambito lavorativo esistono strumenti informatici di gestione manageriale molto efficaci basati per lo più sul diagramma di Gantt o sul metodo PERT (https://it.wikipedia.org/wiki/Project_management). Questi strumenti sono rivolti alla gestione professionale di progetti e processi complessi per i quali è necessario tener conto di tutto: definizione degli obiettivi e delle attività, relazioni di dipendenza, priorità, valutazione dei rischi, allocazione delle risorse ecc. La ToDo List invece non ha questa vocazione progettuale, può essere vista semplicemente come l’elenco delle azioni che dobbiamo fare. E’ indispensabile per tutti, compresi i managers che usano anche strumenti di livello superiore.

Sospendiamo un attimo i ragionamenti inerenti allo strumento e pensiamo al contenuto. Le domande che ci dobbiamo fare quando scriviamo la nostra ToDo List sono: Cosa devo fare? Quali sono le attività importanti? Quanto tempo devo dedicare a ciascuna delle mie attività? Come devo prioritizzare le attività? Come devo raggruppare le attività?

Cosa devo fare? Devo fare ciò che mi serve a raggiungere i miei obiettivi, a soddisfare i miei bisogni, quelli dei miei cari, dell’organizzazione per cui lavoro. Devo fare tutto ciò che serve a migliorare la mia vita. Nella mia ToDo List oltre alle attività che riguardano il lavoro, scrivo anche che devo comprare i biglietti di un concerto, che devo fermarmi a prendere il pane, che devo telefonare a mia mamma.

Quali sono le attività importanti? Sono quelle attività che danno valore aggiunto alla vita. In ambito lavorativo sono ciò che il datore di lavoro si aspetta da me. Devo assicurarmi di raggiungere gli obiettivi richiesti cercando costantemente di alzare lo standard e di introdurre quel qualcosa in più che mi servirà ad accedere alle mansioni che desidero per il mio futuro.

Quanto tempo devo dedicare a ciascuna delle mie attività? Molto per le attività importanti, meno per le attività meno importanti, zero per tutto cio che non serve e che non deve comparire nella ToDo List.

Come devo prioritizzare le attività? Do priorità alle attività importanti, non a quelle urgenti. Può capitare che una attività urgente ma defnita meno importante assuma priorità, soprattutto nel caso in cui questo task, se non concluso, ne bloccherebbe altri che possono essere rilevanti in futuro. Avete notato che quella attività meno importante è in qualche modo diventata importante?

Come devo raggruppare le attività? Io lo faccio per pertinenza. Se lavorate per una azienda che opera su commessa avrete sicuramente una codifica progetti che vi permetterà di raggruppare tutte le attività inerenti lo stesso progetto nella apposita sezione della ToDo List. Se non esiste un riferimento istituzionale basterà una descizione, ad esempio “Non Conformità Cliente Pippo”. Le cose che dovete fare per voi stessi e per la vostra famiglia potete raggrupparle sotto la voce “famigliari / amici”.

Ma torniamo ora allo strumento. Per i motivi citati sopra tralascio la carta e la penna per focalizzarmi sugli strumenti informatici. Esistono molte applicazioni dedicate alla ToDo List, potete facilmente informarvi sul web, io personalmente utilizzo il buon vecchio Excel (Oppure Open Office Calc con cui ho realizzato l’esempio che vi andrò a mostrare). Il foglio elettronico è disponibile praticamente su tutti i PC da lavoro ed è un software adattissimo per eseguire operazioni automatiche di riordino dovute ad esempio alla modifica della priorità o alla necessità di incasellare un nuovo task.

Sotto lo schema della ToDo List che utilizzo attualmente. E’ un esempio in cui qualsiasi riferimento a persone e attività è puramente casuale, non è la mia vera ToDo List:

Immagine

Descriviamola. Partendo da sinistra la prima colonna riporta un numero progressivo. Ad ogni numero progressivo associo una cartella che mi permette di archiviare i documenti e gli allegati relativi a quella determinata attività / obiettivo. Quando inserisco una nuova attività / obiettivo mi basta ordinare questi numeri in senso crescente ed impegnare quello immediatamente successivo al numero maggiore, se i numeri fossero quelli dell’esempio prenderei il numero 0082.

Riferimento / descrizione attività o obiettivo: inserisco in questo spazio il riferimento aziendale per quel determinato progetto (Es. Prog. 314) se esistente, più una descrizione stringata dell’attività / obiettivo.

Priorità: i valori di priorità che utilizzo sono: 0=attività personali che scrivo come promemoria, per semplicità nell’esempio scelgo di non gestirle in maniera complessa. Valori da 1 a 4, dove 1 è la massima priorità e 4 è la priorità minima. lo schema da 1 a 4 è utile per definire in maniera efficace ciò che è importante e ciò che non lo è. Quello che conta è associato ai numeri 1 e 2, mentre ciò che è secondario ai numeri 3 e 4. Vi assicuro che se i valori fossero da 1 a 5 molti task finirebbero per essere associati al valore 3 rimanendo quindi nel limbo dell’ambiguità. Il valore 8 lo associo alle attività sospese, che non esistono fino a quando non vengono riattivate e se vengono riattivate, per ditinguerle ancora meglio applico lo sfondo grigio. Il valore 9 lo uso per le attività concluse, alle quali applico lo sfondo verde. Se notate, nell’esempio, c’è anche il valore 1.2, questo è un trucco che uso per far sì che l’ attività associata a questo numero finisca dopo, in ordine di lettura, all’ attività associata al numero 1, il riordino automatico, quando ci sono più attività legate allo stesso volore, può creare effetti indesiderati. La possibilità di cambiare i valori nella colonna priorità e di riordinarli è il vero valore aggiunto della ToDo List con foglio elettronico. Non avrete più dubbi su cosa fare oggi!!!

ToDo: sono le azioni da fare. Più sono chiare e dettagliate e meglio è. Attenzione però a non impiegare più tempo a scrivere le cose di quello necessario per farle. Moltissime cose che faccio non le scrivo nella ToDo List. Per intenderci non è necessario scivere che dobbiamo leggere le mail o allacciarci le scarpe alla mattina. Siccome ogni attività / obiettivo prevede l’esecuzione di più azioni che hanno priorità diversa, nella colonna ToDo indico in rosso le attività prioritarie, in nero quelle meno prioritarie, in verde quelle concluse ma che mi fa comodo non cancellare in quanto hanno ripercussioni sulle attività / obiettivi che sto gestendo, in caso contrario cancello.

L’aggiornamento della ToDo List non deve essere un’attività pedestre. Il consiglio che vi dò è di farlo una volta al giorno alla mattina, contestualmente alla lettura delle mail da cui arrivano molti degli input che vanno a riconfigurare la ToDo List stessa. Non togliete alla memoria la sua naturale mansione. Questo che sembra un lavoro lungo e macchinoso, se ben impostato, diventerà semplice, veloce e porterà grande valore aggiunto in termini di focalizzazione.

Roberto Scaglioni

 

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